Att ordna företagsboende i Flensburg för flera medarbetare innebär mer än att boka många rum. Utöver sängplatser behövs lämpliga ankomsttider, samordnade fordonsbehov och en tydlig ansvarsfördelning. För projektteam som reser med flera bilar eller skåpbilar är en samlad förfrågan särskilt användbar. Då kan hotellet bedöma vilken kombination av rum, lägenheter och praktiska överenskommelser som faktiskt är möjlig under ert uppdrag.

Sammanställ teamets behov av rum

Börja med ankomst, avresa, antal personer och önskad rumsfördelning. Skilj mellan fastställda resedatum och arbetsperioder som ännu är preliminära. Om olika medarbetare bor på hotellet olika dagar är en enkel lista med namn och individuella vistelsedatum mer användbar än en enda totalsiffra. Ange också om ni önskar enkelrum eller om andra boendefördelningar kan vara aktuella.

Hotel Fruerlund har totalt fler än 25 rum och lägenheter. Det innebär inte att en viss kapacitet kan garanteras under en bestämd period. Fråga därför i god tid om ni behöver många rum och be om bekräftelse på den konkreta fördelningen. För tio eller fler personer ber vi er kontakta hotellet direkt, så att planeringen kan göras gemensamt.

Ange bilar och större fordon tydligt

När företagsboendet även behöver fungera för parkering räcker det ofta inte att skriva att ni kommer med bil. Ange antalet fordon och skilj mellan personbilar, skåpbilar och eventuella släpvagnar. För större fordon är längd, bredd och höjd till hjälp, liksom uppgiften om de behöver flyttas varje dag.

Förklara även om fordonen ska stå kvar lastade, om ni behöver lasta av material eller om det finns särskilda utrymmesbehov. Dessa uppgifter ger inte rätt till förvaringsutrymmen eller säker parkering. Hotellet undersöker vad som är möjligt under de önskade datumen. Be om uttrycklig bekräftelse på parkeringsplatser och särskilda överenskommelser i stället för att utgå från antalet bokade rum.

Samordna arbetstider, frukost och fakturering

Ta med olika arbetsskift eller ankomster vid olika tider redan i förfrågan. Diskutera tidiga avresor, sena ankomster och behovet av frukost direkt med hotellet. Allergener och särskilda kostbehov behöver också stämmas av i förväg. En gemensam middag på Restaurant Dionysos kan efterfrågas och bokas separat.

Utse en kontaktperson på företaget och en kontakt på plats. Lämna korrekta uppgifter om fakturamottagare, eventuellt kostnadsställe eller ordernummer samt överenskommet betalningssätt. Bestäm också vem som får godkänna tilläggstjänster. Det minskar behovet av följdfrågor när medarbetarna inte anländer eller reser vid samma tid.

Skicka en förfrågan som går att behandla direkt

Meddelandet bör innehålla resedatum, antal medarbetare, rumsönskemål, fordonsöversikt och faktureringsuppgifter. Ange vad som redan är bestämt och var ni fortfarande behöver flexibilitet. Fråga efter de konkreta villkoren för bokning och ändringar. För grupper med minst fem rum behöver hotellet en deltagarlista två veckor före ankomst. Stäm av ändringar i god tid.

Skicka företagets förfrågan till info@hotelfruerlund.de. Ni når även Hotel Fruerlund via telefon och WhatsApp på +49 461 6099. Med hjälp av uppgifterna kan det familjedrivna hotellet kontrollera tillgänglighet och praktiska arrangemang. På så sätt blir en allmän sökning efter tillräckligt med plats en konkret plan för ert team.

Alla artiklar