At arrangere overnatning i Flensburg for flere medarbejdere handler om mere end at bestille mange værelser. Ud over sengepladser skal der være styr på ankomsttider, køretøjer og ansvarsfordeling. Især for projektteams med flere biler eller varevogne er det en fordel at sende en samlet forespørgsel. Så kan hotellet undersøge, hvilken kombination af værelser, lejligheder og praktiske aftaler der faktisk er mulig under jeres arbejdsophold.

Få overblik over teamets værelsesbehov

Begynd med ankomst, afrejse, antal personer og den ønskede fordeling på værelser. Skeln mellem faste rejsedatoer og arbejdsperioder, der endnu ikke er afklaret. Hvis medarbejderne skifter fra dag til dag, er en enkel liste med navne og individuelle opholdsdatoer mere nyttig end et samlet antal. Oplys også, om I ønsker enkeltværelser, eller om andre værelsesfordelinger kan komme på tale.

Hotel Fruerlund har i alt mere end 25 værelser og lejligheder. Det er ikke en garanti for en bestemt kapacitet i den periode, I ønsker. Spørg derfor i god tid, hvis I har brug for mange værelser, og få den konkrete fordeling bekræftet. Ved ti eller flere personer bedes I kontakte hotellet direkte, så planlægningen kan foregå i fællesskab.

Beskriv biler og større køretøjer præcist

Hvis I har brug for parkering under opholdet, er det sjældent nok blot at skrive, at I kommer i bil. Angiv antallet af køretøjer, og skeln mellem personbiler, varevogne og eventuelle trailere. For større køretøjer er længde, bredde og højde relevante oplysninger. Fortæl også, om køretøjerne skal flyttes dagligt.

Oplys desuden, om køretøjerne bliver stående med last, om I skal læsse materialer af, eller om I har særlige pladskrav. Det giver ikke i sig selv ret til lagerplads eller sikrede parkeringsmuligheder. Hotellet undersøger, hvad der er muligt på de ønskede datoer. Få parkeringspladser og særlige aftaler udtrykkeligt bekræftet frem for at antage, at de følger med antallet af værelser.

Aftal arbejdstider, morgenmad og fakturering

Nævn forskellige vagter eller forskudte ankomster allerede i forespørgslen. Tal direkte med hotellet om tidlig afrejse, sen ankomst og behovet for morgenmad. Allergener og særlige kostbehov skal også drøftes på forhånd. En fælles middag på Restaurant Dionysos kan forespørges og reserveres separat.

Udpeg en kontaktperson i virksomheden og en kontakt på stedet. Oplys den korrekte fakturamodtager, eventuelt omkostningssted eller ordrenummer samt den aftalte betalingsform. Aftal også, hvem der må godkende ekstra ydelser. Det mindsker behovet for opfølgende spørgsmål, når medarbejderne ikke ankommer eller rejser på samme tidspunkt.

Send en forespørgsel, der kan behandles direkte

Saml rejsedatoer, antal medarbejdere, værelsesønsker, køretøjsoversigt og faktureringsoplysninger i beskeden. Markér, hvad der ligger fast, og hvor I stadig har brug for fleksibilitet. Spørg til de konkrete betingelser for booking og ændringer. For grupper med mindst fem værelser skal hotellet have en deltagerliste to uger før ankomst. Aftal eventuelle ændringer i god tid.

Send virksomhedens forespørgsel til info@hotelfruerlund.de. Hotel Fruerlund kan også kontaktes telefonisk og via WhatsApp på +49 461 6099. På baggrund af oplysningerne kan det familiedrevne hotel undersøge ledighed og praktiske forhold. Så bliver en generel søgning efter god plads til en konkret plan for jeres team.

Alle artikler