Yritysmajoituksen järjestäminen usealle työntekijälle Flensburgissa tarkoittaa muutakin kuin tavallista suurempaa huonevarausta. Vuodepaikkojen lisäksi on sovittava saapumisajoista, ajoneuvoihin liittyvistä tarpeista ja selkeästä vastuunjaosta. Erityisesti usealla autolla tai pakettiautolla liikkuvan projektitiimin kannattaa lähettää yksi yhteinen tiedustelu. Sen perusteella hotelli voi selvittää, millainen huoneiden, huoneistojen ja käytännön järjestelyjen yhdistelmä on mahdollinen juuri kyseisen työjakson aikana. Samalla eri tarpeet voidaan käsitellä yhtenä kokonaisuutena.

Kokoa tiimin huonetarpeet yhteen

Aloita saapumisesta, lähdöstä, henkilömäärästä ja toivotusta huonejaosta. Erottele varmistuneet matkapäivät niistä työjaksoista, joiden ajankohta on vielä avoin. Jos työntekijät vaihtuvat päivittäin, pelkkä kokonaismäärä ei kuvaa majoitustarvetta yhtä hyvin kuin nimilista, jossa näkyvät jokaisen omat majoituspäivät. Kerro myös, toivotaanko yhden hengen huoneita vai voidaanko harkita muitakin huonejakoja. Näin hotellilla on tarkempi käsitys siitä, ketkä tarvitsevat majoitusta samaan aikaan.

Hotel Fruerlundissa on yhteensä yli 25 huonetta ja huoneistoa. Kokonaismäärä ei kuitenkaan takaa tiettyä majoituskapasiteettia haluamallenne ajanjaksolle. Tiedustele suurempaa huonemäärää hyvissä ajoin ja pyydä vahvistus konkreettiselle huonejaolle. Kun ryhmässä on vähintään kymmenen henkilöä, ota suoraan yhteyttä hotelliin, jotta suunnittelu voidaan tehdä yhdessä.

Ilmoita autojen ja suurten ajoneuvojen tiedot

Jos yritysmajoitukseen liittyy pysäköintitarpeita, pelkkä ilmoitus autolla saapumisesta ei usein riitä. Kerro ajoneuvojen määrä ja erittele henkilöautot, pakettiautot sekä mahdolliset perävaunut. Suurista ajoneuvoista kannattaa ilmoittaa pituus, leveys ja korkeus. Kerro lisäksi, pitääkö niitä siirtää päivittäin. Näin pysäköintitarvetta voidaan arvioida ajoneuvojen todellisten tietojen eikä pelkän henkilömäärän perusteella.

Selvitä myös, jäävätkö ajoneuvot kuormattuina paikoilleen, pitääkö materiaaleja purkaa tai tarvitaanko tavallista enemmän tilaa. Näiden tarpeiden ilmoittaminen ei anna oikeutta varastotiloihin tai turvattuun pysäköintiin. Hotelli tarkistaa, mikä on mahdollista toivottuna ajankohtana. Pyydä pysäköintipaikoista ja tarvittavista erityisjärjestelyistä nimenomainen vahvistus. Älä päättele niiden saatavuutta varattujen huoneiden määrästä.

Sovi työrytmistä, aamiaisesta ja laskutuksesta

Mainitse eri työvuorot ja porrastetut saapumiset jo ensimmäisessä tiedustelussa. Keskustele varhaisista lähdöistä, myöhäisestä saapumisesta ja aamiaistarpeista suoraan hotellin kanssa. Myös allergeeneista ja erityisruokavalioista on sovittava etukäteen. Tiimin yhteistä illallista Restaurant Dionysosissa voi tiedustella ja varata erikseen. Illallistoive kannattaa siis käsitellä erillisenä asiana eikä olettaa sen sisältyvän majoitusjärjestelyihin.

Nimeä yrityksestä yhteyshenkilö sekä paikan päällä tavoitettava henkilö. Anna oikean laskunsaajan tiedot, tarvittaessa kustannuspaikka tai tilausnumero sekä sovittu maksutapa. Sopikaa myös siitä, kuka saa hyväksyä lisäpalveluja. Selkeä vastuunjako vähentää lisäkysymyksiä etenkin silloin, kun kaikki työntekijät eivät saavu tai lähde samaan aikaan. Laskutusta koskevat tiedot kannattaa siksi koota jo tiedustelua varten.

Lähetä tiedustelu, jonka hotelli voi käsitellä

Sisällytä viestiin matkapäivät, työntekijöiden määrä, huonetoiveet, ajoneuvojen yhteenveto ja laskutustiedot. Merkitse, mitkä tiedot ovat jo varmoja ja missä tarvitsette vielä joustoa. Kysy myös kyseistä varausta koskevista varaus- ja muutosehdoista. Vähintään viiden huoneen ryhmiltä hotelli edellyttää osallistujalistaa kaksi viikkoa ennen saapumista. Sovi mahdollisista muutoksista hyvissä ajoin, jotta suunnitelman ajantasaiset tiedot ovat hotellin tiedossa.

Lähetä yrityksen majoitustiedustelu osoitteeseen info@hotelfruerlund.de. Hotel Fruerlundin tavoittaa myös puhelimitse ja WhatsAppilla numerosta +49 461 6099. Antamienne tietojen avulla perheomisteinen hotelli voi selvittää saatavuuden ja käytännön järjestelyt. Näin yleisestä tilantarpeesta päästään konkreettiseen suunnitelmaan, jonka pohjalta tiimin majoitusta voidaan sopia.

Kaikki artikkelit