Å organisere overnatting i Flensburg for flere medarbeidere handler om mer enn å bestille mange rom. I tillegg til sengeplasser trenger dere passende ankomsttider, avklarte kjøretøybehov og tydelig ansvarsfordeling. Særlig for prosjektteam med flere biler eller varebiler er det nyttig å sende én samlet forespørsel. Da kan hotellet undersøke hvilken kombinasjon av rom, leiligheter og praktiske avtaler som faktisk er mulig under arbeidsoppholdet.

Kartlegg teamets behov for rom

Begynn med ankomst, avreise, antall personer og ønsket romfordeling. Skill mellom fastsatte reisedatoer og arbeidsperioder som ennå ikke er avklart. Hvis medarbeiderne bytter fra dag til dag, er en enkel liste med navn og individuelle oppholdsdatoer mer nyttig enn ett samlet antall. Oppgi også om dere ønsker enkeltrom, eller om andre fordelinger kan være aktuelle.

Hotel Fruerlund har totalt mer enn 25 rom og leiligheter. Dette gir ingen garanti for kapasitet i en bestemt periode. Spør derfor i god tid dersom dere trenger mange rom, og få den konkrete fordelingen bekreftet. For ti eller flere personer ber vi dere kontakte hotellet direkte, slik at planleggingen kan gjøres i fellesskap.

Beskriv biler og større kjøretøy konkret

Når dere trenger parkering i forbindelse med bedriftsovernatting, er det ofte ikke nok å skrive at dere kommer med bil. Oppgi antall kjøretøy, og skill mellom personbiler, varebiler og eventuelle tilhengere. For større kjøretøy er lengde, bredde og høyde nyttige opplysninger. Fortell også om kjøretøyene må flyttes hver dag.

Avklar dessuten om kjøretøyene blir stående med last, om dere trenger å losse materialer, eller om dere har spesielle plassbehov. Slike opplysninger gir ikke rett til lagerareal eller sikret parkering. Hotellet undersøker hva som er mulig på de ønskede datoene. Få parkeringsplasser og nødvendige særavtaler uttrykkelig bekreftet, i stedet for å anta at de følger av antallet rom.

Avklar arbeidstider, frokost og fakturering

Ta med ulike skift eller ankomster til forskjellige tider allerede i forespørselen. Snakk direkte med hotellet om tidlige avreiser, sen ankomst og behovet for frokost. Allergener og spesielle kostbehov må også avklares på forhånd. En felles middag på Restaurant Dionysos kan forespørres og reserveres separat.

Utpek en kontaktperson i bedriften og en kontakt på stedet. Oppgi korrekt fakturamottaker, eventuelt kostnadssted eller bestillingsnummer samt avtalt betalingsmåte. Bestem også hvem som kan godkjenne tilleggstjenester. Dette reduserer behovet for oppfølgingsspørsmål når medarbeiderne ikke ankommer eller reiser på samme tidspunkt.

Send en forespørsel som kan behandles med en gang

Meldingen bør inneholde reisedatoer, antall medarbeidere, romønsker, kjøretøyoversikt og faktureringsopplysninger. Oppgi hvilke detaljer som er fastsatt, og hvor dere fortsatt trenger fleksibilitet. Spør om de konkrete vilkårene for bestilling og endringer. For grupper med minst fem rom trenger hotellet en deltakerliste to uker før ankomst. Avklar eventuelle endringer i god tid.

Send bedriftens forespørsel til info@hotelfruerlund.de. Dere når også Hotel Fruerlund på telefon og WhatsApp på +49 461 6099. Med disse opplysningene kan det familiedrevne hotellet undersøke tilgjengelighet og praktiske forhold. Slik blir et generelt søk etter nok plass til en konkret plan som teamet kan ta utgangspunkt i.

Alle artikler